现今网络变化速度飞快，传统的电子数据交换（EDI）要不无法跟上变化的步伐，要不实施起来过于昂贵。但是，大公司要求其客户必须遵守其EDI标准才能与他们开展业务。

 

这就给中低端运输与物流公司带来了额外的压力，由此带来了许多手工B2B流程。更糟糕的是，许多合作伙伴根本不提供传统的EDI接口，但要求和他们进行的所有交互却都在B2B门户网站上完成。

 

因此，物流公司不得不在内部系统和外部门户之间做着手动“复制 - 粘贴”过程，这无疑降低了工作效率。

 

而流程自动化（RPA）应用对运输与物流公司克服这些挑战方面拥有长期的优势，因为不兼容的数据格式和不断变化的界面环境会影响运营成本和效率。

 

本文就从物流运输中可自动化的典型流程和中外的两个案例来切入，和大家分享流程自动化在物流和运输行业的应用。

 

典型自动化流程

 

1.报关

 

对于进入某个国家/地区的每辆卡车必须在该国家/地区的海关门户网站上注册和申报。这项可以完全自动化，而且TMS将近乎实时更新。

 

2.跟踪和同步

 

通过提货或交货信息更新客户和供应商门户。无论对方是想要提取还是提供跟踪信息（如提货，重新运载和交付），都可以在TMS与任何外部客户和供应商系统或数据格式之间自动执行此操作。

 

3.将供应商专有数据格式转换为EDI

 

将要传入的数据格式转换为自己的内部EDI格式。这对于小型供应商尤为重要，因为设置完整的EDI转换成本太高。

 

4.投标

 

通过在B2B货运市场门户网站输入报价来对运费进行投标。这可以包括直接连接到TMS的业务逻辑，需要注意的是，仅在有利可图时才出价。

 

5.任何客户数据格式对接

 

在已有的系统文件和外部合作伙伴门户之间同步客户信息。例如，当在Excel格式的电子邮件中收到订单时，自动将订单输送到内部TMS。

 

6.货轮预订

 

自动搜索可用性和预订货轮仓位。如果需要取消预订，也可以自动化。

 

案例分享：物流和运输

 

本次分享的是AA公司的自动化流程解决方案，AA的方案改进了业务流程，简化了文档管理，使物流提供商在多个应用程序中集成了自动化，如EDOCS和PMS。

 

以下为方案具体细节：

 

方案：提高自动化后台文档管理，以提供更好的客户服务并减少出货延迟。

 

目标：整合22,000多件货物的所有信息，每批货物需要多份文件以及一组独特的细节。自动整理这些细节并将其全部分发给相关部门和个人，使他们能够高效，及时地分发货物。

 

此外，从各种渠道收集货物的信息也必须被同化和存档以用于合规。

 

好处：

 

1，每月节省35,500美元2，节约2,274人工小时3，管理22,000件货物4，平均每月处理45,481份文件

 

 

步骤：

 

1，完整的装运文件系统集成

 

这家物流供应商使用Oracle和SAP的现成运输管理系统。每月出货量超过22,000件，每批出货需要从Excel到传真到PDF的各种格式收集大量细节，因此必须找到一种有效的方法来整合和标准化数据，以避免延迟发货并提高客户满意度。

 

在使用AA的智能PDF集成和OCR技术后，物流提供商能够开发一个自动化任务，软件机器人收集所有以电子方式发送的文件，并收集所有数据，将其输入其TMS系统。此外，软件机器人设置为定期自动检查所有装运文件，以确保每批货物的最新信息。

 

2，装运细节分发和合规文件

 

海洋货运进口每笔交易都附有抵达通知。从历史上看，这些都是传真或作为附加PDF发送的。在这种状况下，电子邮件或传真通常都找不到正确的人。

 

由于承运人不是物流提供商，因此承运人通常只是将文件发送给他们在物流提供商公司的所有联系人。这导致将文档发送到多个分支机构和收件人上，比如，仅美国就有43个分支机构，这意味着有超过350个运营商可能收到错误或者重复的文件。

 

以此会导致信件延误。而由于承运人无法承载法律责任，因此就需要由供应链和物流供应商来提高该系统的效率。

 

为此，AA方案集成到物流提供商的项目管理软件中，通过自动提取报告和通过电子邮件作为附件PDF发送文档。物流提供商能够整合每批货物的所有信息和文件，减少文件的重复并确保每批货物的完整文件。

 

同时，AA方案还能够通过识别具有特定短语或状态信息的装运单据，并将其发送给客户代表来创建异常管理系统。

 

3，及时运送货物

 

在自动化之前，报告必须确定人工文档是否丢失。如果发现丢失，需要手动确定丢失的文件，并将这些文件上传存档。通常情况下，货物会被记录丢失，但有时并未上传，或者因为操作员会识别出错误的文件，导致没有及时将其上传到存档。

 

而使用AA方案后，当货物到达时，相关文件已经被自动同步并存放在正确的位置。通过自动化，员工可以毫不费力地检索传真或手动处理数据。

 

4，供应链和物流提供商+自动化帮助货物在任何地方顺畅流动

 

1，自动化用于在所有系统中提取多个报告，识别与报告相关的文档。2，所有报告中的信息都集中在TMS中3，存储数据并更新信息。4，如果缺少货件，则自动生成报告和可识别的文档。5，创建警报并通过电子邮件向合适的人员发送有关丢失文档的信息，这些PDF将发送。6，处理货件的人员并添加到TMS日志中。7，所有文档都会添加到映像存档中，并在其中进行编目以达成合规性要求。

 

5，更快的发货时间和更多的满意度

 

1，通过装运完成文档管理，节省人工，时间和成本。2，通过自动存档实现合规性，节省人力，时间和成本。3，立即向货运处理程序通知文件已到达。4，所有文件都交给了正确的人，增强了信心。5，只需一个流程自动化，提高了效率。

 

国内供应链物流RPA案例

 

趋研信息科技是一家位于上海的创业公司， 专注于物流货代和其他物流企业流程自动化，开发了录单机器人，订舱机器人，报关机器人，跟踪机器人，开票机器人等产品。

 

其研发的RPA应用于上海一家顶级的化工及危险品供应链公司，该公司员工接近2000余人，营业额过20亿人民币，在国内有超过10个仓库，具备仓储，货代，运输，海运等功能。据了解，趋研信息科技的RPA帮助该公司业务效率提高30%以上。

 

该化工供应链公司每天大约处理900个订单，其中65%的入库和出库订单交由RPA，软件机器人处理，为此，6个全职员工可转移至价值更高的岗位。

 

每天300个TMS运输单据，65%交由RPA处理，节约3个全职员工。

 

每天280个海运和空运货代订单，60%交由RPA录单机器人处理，节约4个全职员工。

 

作者简介：曾志宏，自由撰稿人，北科大毕业，新加坡国立大学MBA，服务于GE，Rolls-Royce，JCI，Whirlpool等公司供应链部门，致力于物流仓储和货代行业流程自动化，软件机器人RPA，以及数字供应链，智慧物流等的推广和传播。